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情報のお取扱い

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個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）

令和5年1月1日
札幌市中央区大通西3丁目11番地
ほくよう保険サービス株式会社

個人情報保護に関する基本方針

　当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、保険代理店業務に対する社会の信頼性を向上させるため、お客様の個人情報の取扱いに関する基本的な方針を以下のとおり定め、お客様の個人情報保護に向けた取り組みを行ってまいります。

• 1.個人情報は、利用目的を明示し適切に取得、利用及び提供し、当該利用目的以外に利用を行わないとともに、そのための措置を講じます。
• 2.個人情報への不正アクセス・個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏えいなどの予防に努め、万が一、そのような事態が発生した場合には、速やかに是正いたします。
• 3.個人情報に関する法令及び国が定めるその他の規範を遵守いたします。
• 4.個人情報の取扱いが適正に行われるよう役職員への周知・徹底に努め、適切な取扱いが確保されるよう取り組みます。
• 5.個人情報の取扱いに関する相談・苦情には誠実・迅速に対応します。
• 6.個人情報の取扱い及び安全管理については、適切な措置を講じます。
• 7.個人情報保護に関する措置については、当社の個人情報保護に関するマネジメントサイクル（PDCA）に基づいて継続的な見直しをすすめ、改善に努めます。

個人情報の取得と利用ならびに個人情報の適正な保護と管理

• 1.個人情報の取得
  　当社は、生命保険・損害保険業務等、法律により保険代理店が営むことができる業務及びこれらに付随する業務に必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。
• 2.個人情報の利用目的
  　当社は、保険代理店業を営んでおり、取得した個人情報を各保険会社の委託を受けて行う損害保険・生命保険の募集、保険契約の維持管理、保険金や給付金支払いその他付帯・関連するサービスの提供等に利用します。また、取得した個人情報を取引のある他の保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがありますが、その他の目的に利用することはありません。なお、当社は、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがある方法により個人情報を取扱う事はいたしません。
  
  　上記の利用目的の変更は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知し、又はホームページ（https://www.hokuyo-hoken.co.jp/）等に公表します。
  　利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱うときは、個人情報保護法第18条第3項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。
  　なお、当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社（当社ホームページに掲載）の利用目的は、各社のホームページに掲載してあります。
• 3.個人情報の安全管理措置
  　当社は、お客様の個人データ（下記6の個人番号及び特定個人情報を含みます。）の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規定などの整備及び実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。
  　当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規定を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。
  　安全管理措置に関するご質問については、下記のお問い合わせ窓口までお寄せください。
  • （1）基本方針の整備
    　個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
  • （2）個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
    　取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。
  • （3）組織的安全管理措置
    • ・個人データ管理責任者等の設置
    • ・就業規則等における安全管理措置の整備
    • ・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
    • ・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
    • ・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
    • ・漏えい等事案に対応する体制の整備
  • （4）人的安全管理措置
    • ・従業者との個人データの非開示契約等の締結
    • ・従業者の役割・責任等の明確化
    • ・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
    • ・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
  • （5）物理的安全管理措置
    • ・個人データの取扱区域等の管理
    • ・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
    • ・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
    • ・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
  • （6）技術的安全管理措置
    • ・個人データの利用者の識別及び認証
    • ・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
    • ・個人データへのアクセス権限の管理
    • ・個人データの漏えい・き損等防止策
    • ・個人データへのアクセスの記録及び分析
    • ・個人データを取扱う情報システムの稼働状況の記録及び分析
    • ・個人データを取扱う情報システムの監視及び監査
  • （7）委託先の監督
    　個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適切に取扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
• 4.個人データの第三者への提供及び第三者からの取得
  　当社は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
  • （1）法令に基づく場合
  • （2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • （3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • （4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれのあるとき
  　また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。
• 5.センシティブ情報の取扱い
  　当社は、センシティブ（機微）情報（「金融分野における個人情報保護ガイドライン」で定める情報を指し、個人情報保護法の定める「要配慮個人情報」を含みます。）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除き、取得、利用、又は第三者に提供いたしません。
  • （※）「センシティブ情報」とは、以下の情報を指します。
    • ・人種、信条、社会的身分
    • ・病歴、保健医療、性生活
    • ・犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実
    • ・労働組合への加盟
    • ・門地、本籍地
    • ・その他本人に対する不当な差別、偏見、その他の不利益が生じないよう、その取扱いに関して特に配慮を要する個人情報
• 6.個人番号及び特定個人情報の取扱い
  　当社は、個人番号及び特定個人情報について、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。
  　番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号及び特定個人情報を第三者に提供しません。
• 7.お客様の個人データの開示・訂正等・利用停止等のご請求
  　お客様から個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去又は第三者提供の停止に関するご請求については、ご請求者がご本人またはご本人が委任した代理人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。
  　当社の保有個人データに関し、必要な調査をおこなった結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。
  　なお、お手続きを希望される方は、下記のお問い合わせ先にお申し付けください。
• 8.お問い合わせ・ご相談・苦情相談窓口
  　当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に迅速に対応いたします。
  　下記お問い合わせ窓口にお申し出ください。
  　また、保険事故に関するご照会については、保険証券に記載の「事故相談窓口」にお問い合わせください。
  　なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

特定個人情報の適切な取扱いに関する基本方針

2015（平成27）年10月23日
ほくよう保険サービス株式会社

マイナンバーポリシー

　当社は、特定個人情報（個人番号をその内容に含む個人情報）の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むために、お取引先及び従業員等の特定個人情報の保護を重要事項として位置づけ、「特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針」を以下のとおり定め、役員及び従業員（以下「従業者」といいます）に周知し徹底いたします。

• 1.特定個人情報の適切な取扱い
  　当社のお取引先及び従業者の特定個人情報を取得、保管、利用、提供、及び廃棄するにあたり、当社が定めた取扱規程に従い適切に取扱します。
• 2.利用目的
  　当社は、個人番号を以下の目的の範囲内で利用します。
  • （1）従業者に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務、及び労働保険関係事務
  • （2）弁護士等に対する報酬支払の支払調書作成事務
• 3. 安全管理措置に関する事項
  　当社は、特定個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止等、特定個人情報の管理のために取扱規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
  　また、従業者の特定個人情報を取り扱わせるにあたっては、事務取扱担当者を定め、特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該事務取扱担当者に対する教育及び必要かつ適切な監督を行います。
• 4.関係法令、ガイドライン等の遵守
  　当社は、個人情報に関する法令、特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、全従業者が特定個人情報の保護の重要性を理解し適正な取扱いを行います。
• 5. 継続的改善
  　当社は、特定個人情報の保護が適正に実施されるよう取扱等について、継続して改善に努めます。
• 6.お問い合わせ
  　当社は、特定個人情報の取扱いに関するお問い合わせに対し、適切に対応いたします。

情報セキュリティポリシー

情報セキュリティ理念

　ほくよう保険サービス株式会社は、情報資産を重要な経営資源のひとつとして適切に保護するとともに、全社員がセキュリティ対策を実践することを通して、健全な情報化社会の実現を目指します。

行動方針

• 1.情報の保護
  事業活動に関わる情報等を保護対象とします。なかでも、お客さまに関する情報を最重要情報と位置付け、セキュリティの確保を図ります。
• 2.安全なサービスの提供
  情報・通信技術を利用したサービスの提供にあたっては適切な安全対策を講じ、安心してお使いいただけるよう努めます。
• 3.法令等の遵守
  情報セキュリティに関連する法令および規程、加えて契約上の義務および要求事項を遵守します。
• 4.継続的改善への取組み
  情報資産に対するリスク分析を行い、その結果に応じた情報セキュリティ対策を講じるとともに、管理態勢の評価と見直しにより情報セキュリティマネジメントシステムの継続的改善を図ります。また、この「情報セキュリティポリシー」を全社員に理解させ、実践できるよう教育・啓発に努めます。

推進組織と責任

　情報セキュリティに関する審議機関、諸施策の実施責任者、および監査機関として総務部・業務管理部が情報セキュリティに対する役割および責任を担います。

令和7年7月1日
ほくよう保険サービス株式会社