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個人情報・特定個人情報のお取扱い（プライバシーポリシー）

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• 個人情報の取得と利用並びに個人情報の適正な保護

個人情報保護宣言（プライバシーポリシー）

令和4年4月1日
札幌市中央区北4条西3丁目1
ほくよう保険サービス株式会社
代表取締役社長 日當隆文

個人情報保護に関する基本方針

　当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、保険代理店業務に対する社会の信頼性を向上させるため、お客様の個人情報の取扱いに関する基本的な方針を以下のとおり定め、お客様の個人情報保護に向けた取組みを行ってまいります。

• 1.個人情報は、利用目的を明示し適切に取得、利用及び提供し、当該利用目的以外に利用を行わないとともに、そのための措置を講じます。
• 2.個人情報への不正アクセス・個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏えいなどの予防に努め、万が一、そのような事態が発生した場合には、速やかに是正いたします。
• 3.個人情報に関する法令及び国が定めるその他の規範を遵守いたします。
• 4.個人情報の取扱いが適正に行われるよう役職員への周知・徹底に努め、適切な取扱いが確保されるよう取り組みます。
• 5.個人情報の取扱いに関する相談・苦情には誠実・迅速に対応します。
• 6.個人情報の取扱い及び安全措置については、適切な措置を講じます。
• 7.個人情報保護に関する措置については、当社の個人情報保護に関するマネジメントサイクル（PDCA）に基づいて継続的な見直しをすすめ、改善に努めます。

個人情報の取得と利用ならびに個人情報の適正な保護と管理

• 1.個人情報の取得
  　当社は、生命保険・損害保険業務等、法律により保険代理店が営むことができる業務及びこれらに付随する業務に必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。
• 2.個人情報の利用目的
  　当社は、保険代理店業を営んでおり、取得した個人情報を各保険会社の委託を受けて行う損害保険・生命保険の募集、保険契約の維持管理、保険金や給付金支払いその他付帯・関連するサービスの提供等に利用します。また、取得した個人情報を取引のある他の保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがありますが、その他の目的に利用することはありません。なお、当社は、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがある方法により個人情報を取り扱う事はいたしません。
  　上記の利用目的の変更は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知し、又はホームページ（https://www.hokuyo-hoken.co.jp/）等に公表します。
  　利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱うときは、個人情報保護法第16条第3項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。
  　なお、当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社（当社ホームページに掲載）の利用目的は、各社のホームページに掲載してあります。
• 3.個人情報の安全管理措置
  　当社は、お客様の個人データ（※）について、正確かつ最新の内容を保つよう努めます。
  　また、取扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリィティ対策を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適切な是正対策を行います。
  • ※「個人データ」とは、個人情報データベース等（個人情報を含む情報の集合物で、特定の個人情報をコンピュータ等で検索できるように体系的に構成したもの等）を構成する個人情報をいいます。
• 4.個人データの第三者への提供及び第三者からの取得
  　当社は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
  • （1）法令に基づく場合
  • （2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • （3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • （4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれのあるとき
  　また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。
• 5.個人データの取扱いの委託
  　個人データの取扱いの全部又は一部を外部へ委託する場合は、個人情報の保護に関して当社が定める保護水準を満たしている委託先を選定するとともに、委託した個人データの安全管理が図られるように委託先に対する適切な監督を行います。
• 6.センシティブ情報（※）の取扱い
  　当社は、センシティブ（機微）情報（「金融分野における個人情報保護ガイドライン」で定める情報を指し、個人情報保護法の定める「要配慮個人情報」を含みます。）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除き、取得、利用、又は第三者に提供いたしません。
  • ※「センシティブ情報」とは、以下の情報を指します。
    • ・人種、信条、社会的身分
    • ・病歴、保険医療、性生活
    • ・犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実
    • ・労働組合への加盟
    • ・門地、本籍地
    • ・その他本人に対する不当な差別、偏見、その他の不利益が生じないよう、その取扱いに関して特に配慮を要する個人情報
• 7.お客様の個人データの開示・訂正等・利用停止等のご請求
  　お客様から個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去又は第三者提供の停止に関するご請求については、ご請求者がご本人またはご本人が委任した代理人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。
  　当社の保有個人データに関し、必要な調査をおこなった結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。
  　なお、お手続きを希望される方は、下記のお問い合わせ先にお申し付けください。
• 8.お問い合わせ・ご相談・苦情相談窓口
  　当社は、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に迅速に対応いたします。
  　下記お問い合わせ窓口にお申し出ください。
  　また、保険事故に関するご照会については、保険証券に記載の「事故相談窓口」にお問い合わせください。
  　なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

特定個人情報の適切な取扱いに関する基本方針

2015（平成27）年10月23日
ほくよう保険サービス株式会社

マイナンバーポリシー

　当社は、特定個人情報（個人番号をその内容に含む個人情報）の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むために、お取引先及び従業員等の特定個人情報の保護を重要事項として位置づけ、「特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針」を以下のとおり定め、役員及び従業員（以下「従業者」といいます）に周知し徹底いたします。

• 1.特定個人情報の適切な取扱い
  　当社のお取引先及び従業者の特定個人情報を取得、保管、利用、提供、及び廃棄するにあたり、当社が定めた取扱規程に従い適切に取扱します。
• 2.利用目的
  　当社は、個人番号を以下の目的の範囲内で利用します。
  • （1）従業者に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務、及び労働保険関係事務
  • （2）弁護士等に対する報酬支払の支払調書作成事務
• 3. 安全管理措置に関する事項
  　当社は、特定個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止等、特定個人情報の管理のために取扱規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
  　また、従業者の特定個人情報を取り扱わせるにあたっては、事務取扱担当者を定め、特定個人情報の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該事務取扱担当者に対する教育及び必要かつ適切な監督を行います。
• 4.関係法令、ガイドライン等の遵守
  　当社は、個人情報に関する法令、特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、全従業者が特定個人情報の保護の重要性を理解し適正な取扱いを行います。
• 5. 継続的改善
  　当社は、特定個人情報の保護が適正に実施されるよう取扱等について、継続して改善に努めます。
• 6.お問い合わせ
  　当社は、特定個人情報の取扱いに関するお問い合わせに対し、適切に対応いたします。